Combien vous coûte réellement la gestion manuelle des infrastructures partagées d’un immeuble ?

En résumé

Une infrastructure partagée génère des opérations qui dépassent largement son installation : accès, utilisateurs, paiements, facturation, suivi, support et données. Plus le parc immobilier s’équipe, plus ces tâches peuvent se multiplier. Automatiser et centraliser leur gestion permet de limiter cette croissance de la charge administrative.

Une infrastructure peut être simple à utiliser et complexe à gérer

Pour un locataire, utiliser un service partagé dans son immeuble peut sembler très simple. Réserver une machine à laver. Brancher une voiture. Consommer l’électricité produite sur le toit. Pour la régie ou le propriétaire, chaque utilisation déclenche pourtant une série d’opérations moins visibles.

• Qui utilise le service ?
• À quel moment ?
• À quel tarif ?
• Comment la consommation est-elle attribuée ?
• Comment le paiement est-il enregistré ?
• Où retrouver les données en cas de question ?
• Qui intervient lorsqu’un utilisateur rencontre un problème ?

Ces opérations deviennent particulièrement importantes lorsqu’un propriétaire gère plusieurs immeubles et plusieurs types d’infrastructures. Le coût d’une infrastructure ne se limite donc pas à son prix d’achat, son installation ou sa maintenance technique. Il faut également considérer son coût de gestion dans la durée.

Où se cache la charge administrative ?

1. Dans la gestion des utilisateurs

Un service partagé implique généralement plusieurs catégories d’utilisateurs. Locataires permanents, nouveaux arrivants, visiteurs, collaborateurs ou utilisateurs occasionnels peuvent avoir des droits et des usages différents. Lorsque ces droits sont administrés manuellement, chaque entrée, sortie ou modification peut nécessiter une intervention. À l’échelle d’un immeuble, cela peut rester gérable. À l’échelle d’un portefeuille, le nombre d’opérations augmente rapidement.

2. Dans la gestion des paiements

Les infrastructures partagées deviennent souvent des services payants. Une buanderie facture des cycles de lavage ou de séchage. Une borne facture des sessions de recharge. Et une installation photovoltaïque partagée nécessite de mesurer et facturer l’électricité consommée. Chaque modèle suppose une logique de prix, une attribution correcte à l’utilisateur et un suivi des transactions. Plus ces opérations nécessitent de contrôles manuels, plus elles mobilisent les équipes de gestion.

3. Dans la facturation

La facturation concentre une grande partie de la complexité. Une donnée d’utilisation doit être reliée à la bonne personne, au bon tarif et à la bonne période. Une erreur peut ensuite générer une nouvelle série d’opérations : recherche d’information, vérification, correction et communication avec l’utilisateur. La qualité du processus en amont influence donc directement la quantité de travail générée en aval.

4. Dans les demandes des utilisateurs

Un service d’immeuble. quelle que soit l’infrastructure ou l’espace partagé concerné, génère naturellement des questions :

• Comment accéder à la buanderie ?
• Pourquoi une machine apparaît-elle occupée ?
• Comment recharger son compte ?
• Comment démarrer une borne ?
• Où consulter une facture ?

Plus le fonctionnement est autonome et les informations accessibles, moins la régie doit intervenir dans chaque utilisation individuelle.

5. Dans la recherche d’informations

Un autre coût est souvent sous-estimé : le temps nécessaire pour retrouver une information. Lorsqu’un parc utilise plusieurs systèmes indépendants, une personne peut devoir consulter plusieurs interfaces pour connaître :

• l’état d’une installation
• l’historique d’un utilisateur
• une consommation
• une transaction
• un paiement
• l’utilisation d’un appareil

La multiplication des plateformes produit donc aussi une multiplication des points de recherche.

Pourquoi le problème apparaît surtout à l’échelle d’un parc immobilier

Un processus manuel n’est pas nécessairement problématique lorsqu’il concerne quelques opérations par mois. La situation change rapidement avec du volume. Prenons un propriétaire qui ajoute progressivement :

• des buanderies connectées
• des bornes de recharge
• des installations photovoltaïques partagées

Chaque service peut avoir son fournisseur, son interface, son système de paiement et son mode d’exploitation. La complexité augmente alors selon plusieurs dimensions : nombre d’immeubles, nombre d’infrastructures, nombre d’utilisateurs et nombre de transactions. L’enjeu devient donc l’a scalabilité’évolutivité opérationnelle.

Une infrastructure peut-elle être déployée dans 5, 20 ou 100 bâtiments sans multiplier dans les mêmes proportions les tâches administratives ? C’est une question importante à poser avant le déploiement.

Automatiser les opérations répétitives

Afin que les équipes restent alors disponibles pour les situations qui nécessitent réellement une intervention humaine, l’automatisation est particulièrement utile. En particulier pour les opérations régulières et prévisibles, telles que :

• identification des utilisateurs
• enregistrement des utilisations
• calcul des montants
• prélèvement ou paiement
• historique des transactions
• notifications
• génération des données nécessaires au suivi

Centraliser pour mieux piloter

L’automatisation traite les opérations, alors que la centralisation répond à un autre problème : la visibilité. Pour un propriétaire ou une régie, disposer des données de plusieurs installations dans un environnement commun facilite le suivi du parc. Shareman a été conçu dans cette logique.

SharemanWash automatise la gestion et la facturation des buanderies collectives. SharemanCharge applique cette logique aux infrastructures de recharge. SharemanShine automatise le monitoring et la facturation de l’électricité solaire. Les solutions appartiennent au même écosystème et sont conçues pour être intercompatibles.

Les bonnes questions à poser avant d’ajouter une infrastructure

Lors de l’évaluation d’une nouvelle solution, cinq questions permettent de regarder au-delà du prix d’installation. Ces questions vous permettent d’évaluer la composition du coût opérationnel futur de votre service.

• Qui gérera les utilisateurs ?
• Comment les utilisations seront-elles enregistrées ?
• Comment la facturation sera-t-elle automatisée ?
• Qui répondra aux utilisateurs ?
• Où les données pourront-elles être consultées ?

Les bâtiments accueillent progressivement davantage de services partagés et ces infrastructures connectées devront être gérées à l’échelle de votre portefeuille d’assets. Buanderies, mobilité électrique, énergie, eau, chauffage et bien d’autres encore répondent à des besoins différents, mais ils génèrent des problématiques de gestion très proches :

• Accès.
• Utilisation.
• Paiement.
• Facturation.
• Support.
• Données.

La capacité à automatiser ces opérations devient donc un élément important de la stratégie d’équipement d’un parc immobilier. Si vous souhaitez analyser comment simplifier la gestion de vos infrastructures partagées, découvrez l’écosystème Shareman ou demandez une présentation à notre équipe.