Was kostet Sie die manuelle Verwaltung gemeinsam genutzter Infrastrukturen in einer Liegenschaft wirklich?

Kurz zusammengefasst

Eine gemeinsam genutzte Infrastruktur erzeugt operative Aufgaben, die weit über die Installation hinausgehen: Zugang, Nutzerinnen und Nutzer, Zahlungen, Abrechnung, Monitoring, Support und Daten. Je stärker ein Immobilienportfolio ausgestattet wird, desto stärker können sich diese Aufgaben vervielfachen. Die Automatisierung und Zentralisierung der Verwaltung hilft, das Wachstum der administrativen Belastung zu begrenzen.

Eine Infrastruktur kann einfach zu nutzen und komplex zu verwalten sein

Für Mieterinnen und Mieter kann die Nutzung eines gemeinsam genutzten Services in ihrer Liegenschaft sehr einfach wirken. Eine Waschmaschine reservieren. Ein Auto anschliessen. Den Strom nutzen, der auf dem Dach produziert wird. Für die Verwaltung oder die Eigentümerschaft löst jede Nutzung jedoch eine Reihe weniger sichtbarer Abläufe aus.

• Wer nutzt den Service?
• Zu welchem Zeitpunkt?
• Zu welchem Tarif?
• Wie wird der Verbrauch zugeordnet?
• Wie wird die Zahlung erfasst?
• Wo findet man die Daten bei Rückfragen?
• Wer greift ein, wenn eine Nutzerin oder ein Nutzer ein Problem hat?

Diese Abläufe werden besonders wichtig, wenn eine Eigentümerschaft mehrere Liegenschaften und mehrere Arten von Infrastrukturen verwaltet. Die Kosten einer Infrastruktur beschränken sich deshalb nicht auf Kaufpreis, Installation oder technische Wartung. Auch die langfristigen Verwaltungskosten müssen berücksichtigt werden.

Wo versteckt sich der administrative Aufwand?

1. In der Nutzerverwaltung

Ein gemeinsam genutzter Service umfasst in der Regel mehrere Nutzergruppen. Fest eingezogene Mieterinnen und Mieter, neue Bewohnerinnen und Bewohner, Besucher, Mitarbeitende oder gelegentliche Nutzerinnen und Nutzer können unterschiedliche Rechte und Nutzungsarten haben. Wenn diese Rechte manuell verwaltet werden, kann jeder Eintritt, Austritt oder jede Änderung einen Eingriff erfordern. Auf Ebene einer einzelnen Liegenschaft bleibt das oft noch handhabbar. Auf Ebene eines Portfolios steigt die Zahl der Vorgänge schnell an.

2. In der Zahlungsverwaltung

Gemeinsam genutzte Infrastrukturen werden häufig zu kostenpflichtigen Services. Eine Waschküche verrechnet Wasch- oder Trocknungszyklen. Eine Ladestation verrechnet Ladevorgänge. Und eine gemeinsam genutzte Photovoltaikanlage erfordert die Messung und Abrechnung des verbrauchten Stroms. Jedes Modell braucht eine Preislogik, eine korrekte Zuordnung zur Nutzerin oder zum Nutzer und eine Nachverfolgung der Transaktionen. Je mehr diese Vorgänge manuelle Kontrollen erfordern, desto stärker binden sie die Verwaltungsteams.

3. In der Abrechnung

Die Abrechnung bündelt einen grossen Teil der Komplexität. Eine Nutzungsinformation muss der richtigen Person, dem richtigen Tarif und der richtigen Periode zugeordnet werden. Ein Fehler kann anschliessend eine neue Reihe von Vorgängen auslösen: Informationssuche, Prüfung, Korrektur und Kommunikation mit der Nutzerin oder dem Nutzer. Die Qualität des vorgelagerten Prozesses beeinflusst deshalb direkt die Arbeitsmenge, die nachgelagert entsteht.

4. In den Nutzeranfragen

Ein Gebäudeservice erzeugt von Natur aus Fragen, unabhängig davon, welche Infrastruktur oder welcher gemeinsam genutzte Raum betroffen ist:

• Wie erhalte ich Zugang zur Waschküche?
• Warum erscheint eine Maschine als besetzt?
• Wie lade ich mein Konto auf?
• Wie starte ich eine Ladestation?
• Wo kann ich eine Rechnung einsehen?

Je autonomer der Betrieb funktioniert und je besser die Informationen zugänglich sind, desto seltener muss die Verwaltung in jede einzelne Nutzung eingreifen.

5. In der Informationssuche

Ein weiterer Kostenfaktor wird oft unterschätzt: die Zeit, die benötigt wird, um eine Information wiederzufinden. Wenn ein Portfolio mehrere unabhängige Systeme nutzt, muss eine Person unter Umständen mehrere Oberflächen prüfen, um Folgendes zu kennen:

• den Zustand einer Installation;
• die Historie einer Nutzerin oder eines Nutzers;
• einen Verbrauch;
• eine Transaktion;
• eine Zahlung;
• die Nutzung eines Geräts.

Die Vervielfachung der Plattformen führt damit auch zu einer Vervielfachung der Suchpunkte.

Warum das Problem vor allem auf Portfolioebene sichtbar wird

Ein manueller Prozess ist nicht zwingend problematisch, wenn er nur wenige Vorgänge pro Monat betrifft. Mit wachsendem Volumen verändert sich die Situation schnell. Nehmen wir eine Eigentümerschaft, die schrittweise Folgendes ergänzt:

• vernetzte Waschküchen;
• Ladestationen;
• gemeinsam genutzte Photovoltaikanlagen.

Jeder Service kann einen eigenen Anbieter, eine eigene Oberfläche, ein eigenes Zahlungssystem und eine eigene Betriebslogik haben. Die Komplexität steigt dann entlang mehrerer Dimensionen: Anzahl Liegenschaften, Anzahl Infrastrukturen, Anzahl Nutzerinnen und Nutzer und Anzahl Transaktionen. Die zentrale Herausforderung wird damit die operative Skalierbarkeit.

Kann eine Infrastruktur in 5, 20 oder 100 Gebäuden eingeführt werden, ohne dass die administrativen Aufgaben im gleichen Verhältnis zunehmen? Diese Frage sollte vor dem Rollout gestellt werden.

Wiederkehrende Abläufe automatisieren

Damit die Teams für Situationen verfügbar bleiben, die tatsächlich menschliches Eingreifen erfordern, ist Automatisierung besonders nützlich. Das gilt vor allem für regelmässige und vorhersehbare Abläufe wie:

• Identifikation der Nutzerinnen und Nutzer;
• Erfassung der Nutzungen;
• Berechnung der Beträge;
• Belastung oder Zahlung;
• Transaktionshistorie;
• Benachrichtigungen;
• Generierung der für das Monitoring erforderlichen Daten.

Zentralisieren, um besser zu steuern

Die Automatisierung übernimmt Abläufe. Die Zentralisierung beantwortet ein anderes Problem: die Sichtbarkeit. Für eine Eigentümerschaft oder Verwaltung erleichtert es das Monitoring des Portfolios, wenn Daten aus mehreren Installationen in einer gemeinsamen Umgebung verfügbar sind. Shareman wurde genau mit dieser Logik entwickelt.

SharemanWash automatisiert die Verwaltung und Abrechnung von Gemeinschaftswaschküchen. SharemanCharge überträgt diese Logik auf Ladeinfrastrukturen. SharemanShine automatisiert das Monitoring und die Fakturierung von Solarstrom. Die Lösungen gehören zum selben Ökosystem und sind so konzipiert, dass sie miteinander kompatibel sind.

Die richtigen Fragen vor dem Hinzufügen einer Infrastruktur

Bei der Bewertung einer neuen Lösung helfen fünf Fragen, über den reinen Installationspreis hinauszublicken. Diese Fragen ermöglichen es, die Zusammensetzung der künftigen Betriebskosten Ihres Services einzuschätzen.

• Wer verwaltet die Nutzerinnen und Nutzer?
• Wie werden die Nutzungen erfasst?
• Wie wird die Abrechnung automatisiert?
• Wer antwortet den Nutzerinnen und Nutzern?
• Wo können die Daten eingesehen werden?

Gebäude erhalten schrittweise mehr gemeinsam genutzte Services. Diese vernetzten Infrastrukturen müssen auf Ebene Ihres Asset-Portfolios verwaltet werden. Waschküchen, Elektromobilität, Energie, Wasser, Heizung und viele weitere Services erfüllen unterschiedliche Bedürfnisse, erzeugen aber sehr ähnliche Verwaltungsfragen:

• Zugang.
• Nutzung.
• Zahlung.
• Abrechnung.
• Support.
• Daten.

Die Fähigkeit, diese Abläufe zu automatisieren, wird damit zu einem wichtigen Bestandteil der Ausstattungsstrategie eines Immobilienportfolios. Wenn Sie analysieren möchten, wie Sie die Verwaltung Ihrer gemeinsam genutzten Infrastrukturen vereinfachen können, entdecken Sie das Shareman-Ökosystem oder fordern Sie eine Präsentation bei unserem Team an.